Die wichtigsten Begriffe für Sie definiert



Onboarding

Definition
Onboarding ist ein englisches Wort und die Abkürzung für „taking on board“, was wörtlich übersetzt so viel bedeutet wie „das An-Bord-Nehmen“.
Onboarding ist ein Begriff aus dem Personalbereich und bezieht sich auf die Einstellung und Integration neuer Mitarbeiter im Unternehmen. Dieser Bereich umfasst hauptsächlich alle Maßnahmen, die speziell die Eingliederung neuer Mitarbeiter fördern.


Hintergrund und Ziele

Als Grund für die ansteigende Bedeutung von Onboarding-Prozessen wird hauptsächlich der Fachkräftemangel genannt. Zudem spielen auch die direkten und indirekten Kosten für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters eine große Rolle. Eine gelungene Integration des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen fördert dessen Motivation und Produktivität. Aus diesem Grund ist es essentiell, die gezielte Einführung und soziale Integration neuer Mitarbeiter im Unternehmen langfristig zu fördern.


Strategie
Die Onboarding-Strategien beginnen meist schon nach der Vertragsunterzeichnung und enden frühestens nach der Probezeit oder spätestens nach einem Jahr. Hierfür ist eine gute Vorbereitung und langfristige Organisation unverzichtbar.
Die Onboarding-Strategien können in die Vorbereitungsphase, die Orientierungsphase und die Integrationsphase unterteilt werden:

Vorbereitungsphase
Die Vorbereitungsphase dauert ungefähr von der Unterzeichnung des Vertrags bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters.

In der Vorbereitungsphase werden wichtige Informationen vorab an den zukünftigen Mitarbeiter gesendet. Dazu zählen beispielsweise das Leitbild und die Unternehmensbroschüre, Informationen über den zukünftigen Arbeitsbereich sowie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Dem neuen Mitarbeiter wird ein Ansprechpartner genannt, der jederzeit für Fragen zur Verfügung steht. Vor Stellenanritt des neuen Mitarbeiters ist die Erstellung eines Einarbeitungsplans, einer detaillierten Stellenbeschreibung und eines Organigramms erforderlich. Zudem muss der neue Arbeitsplatz gestaltet und eingerichtet werden (Telefon, E-Mail Account, IT, Rechner, Schlüssel, etc.). Frühzeitig sollten regelmäßige Gesprächstermine zur Abstimmung gegenseitiger Erwartungen, Ziele und Feedback mit dem Vorgesetzten stattfinden.

Orientierungsphase
Die Orientierungsphase dauert ungefähr vom ersten Arbeitstag bis zum dritten Monat der Einstellung. Ziel der Phase ist es, den Mitarbeiter in seine Rolle und Aufgaben einzuführen. Er lernt das Unternehmen, die verschiedenen Abläufe und Tätigkeiten, aber auch die Menschen im Unternehmen kennen. Hier erfolgt eine übersichtliche Unterteilung in den ersten Arbeitstag und die erste Arbeitswoche:

Erster Arbeitstag

  • Kennenlernen des Arbeitsplatzes
  • Bekanntmachung mit Kollegen
  • Erklärung von Arbeitsabläufen und Tätigkeiten
  • Einführung durch Kollegen und Personaler: Schlüssel, Passwörter etc.


Erste Arbeitswoche

  • Größerer Überblick über Dienstleistungen und Produkte
  • Umfassende EDV-Einweisung
  • Delegieren von erweiterten Aufgaben
  • Erstes Kennenlernen von Kunden
  • Gesprächstermine mit dem Vorgesetzten


Integrationsphase

Die Integrationsphase umfasst eine Zeitdauer von drei bis sechs bzw. zwölf Monaten.
Abschließend steht die Eingliederung des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen und das eigene Team im Vordergrund.
Dies soll mit einer verstärkten Integration durch Teambildung und die Mitarbeit in Arbeitsgruppen erfolgen. Der neue Mitarbeiter erhält eine Einführung in die Unternehmensziele und Strategien sowie regelmäßigen Feedbackgespräche. Zudem wird in der Integrationsphase spezifisches Wissen vermittelt und die bisherigen Kundenkontakte vertieft. Attraktive Fort- und Weiterbildungsangebote schaffen Anreize und binden den Arbeitnehmer an das Unternehmen.