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23
Okt

Bewerbermanagement Excel | Die Microsoft Recruiting Lösung?

redaktion

Was ist Bewerbermanagement Excel genau?

Das Tabellenprogramm Excel ist Teil der Microsoft Office-Suite. Mit dem Programm können Nutzer Zahlen und Texte in Tabellen zusammenstellen. Diese können die Nutzer anschließend auf verschiedene Weise mit Funktionen wie Statistiken, Finanzmathematik oder auch Berechnungen jeder Art auswerten.

Als Bewerbermanagement, auch E-Recruiting genannt, werden Personalmanagement-Systeme zur Unterstützung der Personalbeschaffung verstanden.

Bewerbermanagement Excel ist also die Unterstützung der Personalbeschaffung mithilfe des Microsoft Tabellenprogrammes Excel.

Wie funktioniert das Bewerbermanagement mit Excel?

Ein Unternehmen schaltet eine Stellenanzeige auf der eigenen Website, Facebook-Seite oder auf einer Online-Jobbörse. In den meisten Fällen gehen schon binnen weniger Tage, nach Stellenausschreibung, Bewerbungen per E-Mail oder per Post ein.

Nun kommt das Bewerbermanagement Excel zum Einsatz:

Schritt 1: Bewerberdaten erfassen

Ein Mitarbeiter des Unternehmens muss nun alle wichtigen Bewerberdaten mithilfe von Excel manuell erfassen. Je nach Bewerbungseingang nimmt dieser Prozess mehr oder weniger Zeit in Anspruch. Bei einer eingegangenen E-Mail Bewerbung, kann der Mitarbeiter bestenfalls Daten aus der Bewerbungsdatei herauskopieren und diese mit „copy and paste“ in das Bewerbermanagement Excel einfügen. Bei einer schriftlichen Bewerbung hingegen muss der Mitarbeiter alle Bewerberdaten händisch in die Tabelle eintragen.

Schritt 2: Eingangsbestätigung versenden

Nachdem alle Bewerberdaten in das Bewerbermanagement Excel eingetragen wurden, geht es weiter zum nächsten Schritt im Prozess: dem Benachrichtigen bzw. Kontaktieren der Bewerber über den Eingang ihrer Bewerbung. Das übernimmt das Bewerbermanagement Excel leider nicht für das Unternehmen. Lediglich die Kontaktdaten hierfür wie Name, E-Mail und Anschrift können über das Office-Programm gespeichert werden.

Schritt 3: Bewerbungen selektieren

Sobald alle Bewerber kontaktiert wurden und eine Bestätigung über den Eingang ihrer Bewerbung erhalten haben, ist es an der Zeit zu entscheiden, wie mit der Bewerbung weiterverfahren wird. Welche Bewerber werden zum Assessment Center eingeladen, welche bekommen einen Zwischenbescheid und welche Bewerber bekommen eine Absage. Mit dem Bewerbermanagement Excel kann dies zwar erfasst werden, jedoch ist die Selektierung und Auswahl der Bewerber ein zeitaufwendiges Spiel. Zu jedem erfassten Bewerber müssen hierfür die Bewerbungsunterlagen herausgesucht und manuell Seite für Seite durchgesehen werden. Im Anschluss kann in der Excel Datei ein Vermerk über das Feedback zur Bewerbung hinterlegt werden.

Schritt 4: Bewerber kontaktieren

Im letzten Schritt geht es an das Kontaktieren der Bewerber. Zwischenbescheide, Zu-/Absagen oder Einladungen zum Assessment Center müssen per E-Mail verfasst und an die zu Betreffenden versendet werden. Mit dem Bewerbermanagement Excel stehen dem Mitarbeiter keine E-Mail Vorlagen zur Verfügung. Diese muss er eigenhändig erstellen oder aus einer Vorlage beziehen.

Nachteile Bewerbermanagement Excel

Das Bewerbermanagement mit Excel bringt durch den manuell hohen Aufwand so einige Nachteile mit sich:

  • Zeit- und kostenintensiver Prozess
  • Hohe Fehlerquote durch manuelle Datenerfassung
  • Unprofessionell gegenüber Bewerbern
  • Bewerber können vergessen bzw. übersehen werden
  • Negative Candidate Experience
  • Keine Erfassung von Dokumenten z. B. Lebenslauf möglich
  • Keine Einbindung von z. B. Fachabteilungen in den Prozess möglich
  • Intransparente Prozesse
  • Kein Projektreporting im Bewerbermanagement Excel
  • ...

 

Vorteile einer Bewerbermanagement Software

Die Verwendung einer professionellen Bewerbermanagement Software birgt viele Vorteile mit sich:

  • Zeit- und Kostenersparnis
  • Professionelle Stellenanzeigen
  • Multiposting von Stellenanzeigen
  • Positive Candidate Experience
  • Einbindung von z. B. Fachabteilungen in den Prozess
  • TRM Bewerberpool
  • Transparente Prozesse
  • Automatikfunktionen
  • Bewerber Matching
  • Online Assessment
  • Bewerber Feedback
  • Projektreporting und Bewerberjournale
  • ...

 

Profitieren Sie mit Ihrem Unternehmen von den Vorteilen eines professionellen Bewerbermanagementsystems

Durch ein professionelles Bewerbermanagementsystem findet ein Unternehmen nicht nur um einiges schneller neue Mitarbeiter, sondern auch deutlich einfacher.

Die Vereinfachung beginnt hier schon beim Erstellen und Schalten der Stellenanzeigen. Mit einem professionellen Bewerbermanagementsystem stehen einem Unternehmen attraktive Stellenanzeigenvorlagen für Auszubildende, Fach- und Führungskräfte zur Verfügung. Eine Stellenanzeige muss so nicht mehr zeitaufwendig gestaltet werden, sondern das Unternehmen kann mit nur wenigen Klicks moderne und professionelle Stellenanzeigen erstellen.

Auch die Anzeigenschaltung über eine Bewerbermanagement Software funktioniert deutlich schneller, günstiger und einfacher als mit dem Bewerbermanagement Excel. Mit nur einem Klick können die erstellten Anzeigen auf allen relevanten Kanälen im Internet gestreut werden. Unternehmen erhalten dadurch binnen kürzester Zeit mehr Bewerbungen und können teure Anzeigen in Zeitungen und kommerziellen Jobbörsen einsparen.

Die digitale Verwaltung der eingehenden Bewerbungen erfolgt übersichtlich und effizient. Per E-Mail werden Sie über neu eingegangene Bewerbungen informiert. Diese können Sie bequem über Ihr firmenindividuelles Kundenportal einsehen.

Zahlreiche Automatikfunktionen wie z. B. eine automatische Eingangsbestätigung für Bewerber oder ein individueller automatischer E-Mail Versand entlasten Sie spürbar bei der täglichen Arbeit. Durch ein fachliches Bewerber Matching werden eingegangene Bewerbungen automatisch kategorisiert und mit nur einem Blick erkennen Sie so Ihre Top-Kandidaten.

Screen der Funktionen einer professionellen Bewerbermanagement Software gegenüber Bewerbermanagement Excel

Fazit Bewerbermanagement Excel

Fakt ist: Bewerbermanagement Excel zur Verwaltung des gesamten Bewerbungsprozesses gestaltet sich in den meisten Fällen unübersichtlich, umständlich und zeitaufwändig.

Für eine wenige Anzahl an Bewerbern kann das Bewerbermanagement Excel vielleicht funktionieren, doch auch hier tun sich schon einige Probleme auf, die man mit einer Rekrutierungssoftware erst gar nicht hätte.

Für große Unternehmen ist eine Rekrutierungssoftware ein enorm wichtiges Tool für den gesamten Recruiting-Prozess. Durch eine Bewerbermanagement Software wird nicht nur alles übersichtlicher. Eine professionelle Software bietet zusätzlich noch viele weitere wichtige Funktionen an, die den gesamten Recruiting-Prozess schneller, einfach und vor allem effizienter machen!




Bild: © Jane Kelly/adobeStock

Bild2: © MaxFrost/adobeStock

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