Vorstellungsgespräch führen: Expertentipps, Phasen, Beispiele

Die Mitarbeiter sind das Werkzeug eines Unternehmens und tragen maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Deswegen ist es umso wichtiger den passenden Mitarbeiter für eine vakante Stelle zu finden. Ein besonderes Augenmerk muss vor allem darauf gelegt werden, wie Personaler das Vorstellungsgespräch führen. Eine gute Vorbereitung ist dafür unerlässlich. Entscheidend sind die Auswahl der Fragen und die Schaffung einer netten und angenehmen Atmosphäre während des Gesprächs.

Tipps für das optimale Vorstellungsgespräch

Richtige Sitzordnung

Wählen Sie eine Sitzordnung über Eck oder um einen runden Tisch, bei der keine Hierarchien erkennbar sind. Wird der Bewerber gesondert gegenüber den Unternehmensvertretern platziert, wird er meist nervös. Der Bewerber wirkt dann unter Umständen unsicherer, als er in einer Normalsituation tatsächlich wäre und kann von Ihnen im Nachhinein schwerer eingeschätzt werden.

Redeanteil gering halten

Halten Sie den Redeanteil von Seiten Ihres Unternehmens möglichst gering. Geben Sie dem Bewerber zwischen 60-80 % Redezeit, damit Sie möglichst viel über ihn und seine Fähigkeiten erfahren. So können Sie leichter einschätzen, ob der Bewerber zu Ihrem Unternehmen passt. 

Entgegenkommen

Ein Vorstellungsgesprächs ist auch für geübte und qualifizierte Arbeitnehmer immer ein Ausnahmezustand. Versuchen Sie deshalb dem Bewerber möglichst entgegenzukommen. Vermeiden Sie ein ungeduldiges Auftreten und Fragen, die wie ein Verhör auf den Bewerber wirken.

Unzulässige Fragen

Einige Fragen können Bewerber in eine missliche Lage bringen oder sind in einem Vorstellungsgespräch nicht zulässig. Diese verunsichern den Bewerber unnötig, da er im Normalfall nicht dazu verpflichtet ist auf diese Fragen zu antworten.
Während Sie ein Vorstellungsgespräch führen, sollten Fragen zu folgenden Themen auf jeden Fall vermieden werden:

• Sexualität und Orientierung

• Familienplanung und Schwangerschaft

• Vorstrafen

• Religion oder politische Einstellung

• Schwerbehinderung oder Krankheit

Notizen machen

Gerade bei einer Vielzahl an Bewerbern und Gesprächen ist es sinnvoll Notizen zu machen, um die Kandidaten im Nachhinein besser vergleichen zu können. Zudem signalisieren Sie Ihrem Gegenüber dadurch ein ernsthaftes Interesse und erhöhte Einstellungschancen. Erfassen Sie nach dem Gespräch wichtige Notizen im Bewerbermanagement und bewerten Sie den Bewerber in der Kategorie "Vorstellungsgespräch".

Die 5 Phasen eines Vorstellungsgesprächs

Einstieg (ca. 5 Minuten)

Damit Sie ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch führen, sollte bereits der Begrüßung des Bewerbers eine große Aufmerksamkeit zuteilwerden. Die Begrüßung und der Einstieg in das Gespräch geben die Richtung und Atmosphäre des Vorstellungsgesprächs vor. Sie geben dem Bewerber einen ersten Eindruck über das Unternehmen und das Betriebsklima. Stellen Sie deshalb neben der Begrüßung und einem kurzem Small-Talk im Vorfeld folgendes sicher:

• Ist der Name des Bewerbers bei allen Beteiligten bekannt?

• Gibt es einen Warteraum, in dem der Bewerber kurzeitig warten kann?

• Wie kommt der Bewerber zu uns? Holt ihn jemand an der Tür/ Pforte ab?
  
  

Kennenlernen (ca. 10 Minuten)

Nach dem Gesprächseinstieg geht es in der nächsten Phase darum, den Bewerber und dessen Motivation kennenzulernen. Nützliche Fragen zur Eröffnung des Gesprächs:

• Erzählen Sie etwas über sich. (Etwas, was noch nicht in Ihrer Bewerbung steht)

• Aus welchem Grund haben Sie sich bei uns beworben?

• Warum möchten Sie genau diese Stelle haben?

• Warum sollten wir ausgerechnet Sie einstellen?

Selbstvorstellung (ca. 10 Minuten)

Nach der Vorstellung des Bewerbers sind nun Sie gefragt. Stellen Sie Ihr Unternehmen und die zu besetzende Stelle genau vor, um dem Bewerber einen möglichst guten Eindruck über sein zukünftiges Arbeitsumfeld und seine Aufgaben zu geben. Gerade in Bezug auf nachfolgende Fragen des Bewerbers, kann eine ausführliche Vorbereitung hilfreich sein:

• Warum ist die Stelle aktuell unbesetzt?

• Gab es einen Vorgänger oder wurde die Stelle neu geschaffen?

• Was erwarten Sie vom neuen Stelleninhaber?

• Wie groß ist das Team und wie sind die Hierarchien aufgebaut?

• Wie wird in Ihrem Unternehmen Erfolg gemessen?

Rückfragen (ca. 10 Minuten)

Die nächste Phase bietet dem Bewerber die Chance Rückfragen zu stellen und macht damit auch einen echten Dialog zwischen den Gesprächspartner möglich. Nachdem in den Phasen zuvor hauptsächlich die Personalverantwortlichen das Vorstellungsgespräch führen, geben Sie nun dem Bewerber die Chance offen gebliebene Themen nachzufassen und Themen, die für ihn relevant sind, zu klären.

Abschluss (ca. 5 Minuten)

Neben dem standardmäßigen Dank für den Besuch und das Gespräch, können Sie die Gelegenheit nutzen und mit vorgegriffenen Antworten offene Fragen des Bewerbers frühzeitig klären, um so ein rundes Arbeitgeberimage zu prägen:

• Wie geht die Bewerbung üblicherweise weiter?

• Gibt es ein weiteres Vorstellungsgespräch?

• Wann kann der Bewerber frühestens mit einer Antwort rechnen?

• Wer steht als Ansprechpartner für den Bewerber zur Verfügung?

• Werden weitere Unterlagen oder Arbeitsproben benötigt?

Bild: © contrastwerkstatt /AdobeStock

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